GAEB-Dateien: X83 öffnen, X84 abgeben — ohne Spezialsoftware

Eine GAEB-X83 öffnen heißt: Du liest das Leistungsverzeichnis so, wie der Auftraggeber es elektronisch verschickt hat — Position für Position, ohne Preise. Eine X84 abgeben heißt: Du schickst genau dieses Verzeichnis mit deinen Preisen zurück. Das ist der Standardweg bei öffentlichen Bauvergaben in Deutschland, und er scheitert seltener an der Technik als an der Disziplin, mit der Datei nichts zu machen, was das Verfahren nicht erlaubt.

Dieser Artikel erklärt die Phasen so, wie die GAEB-Fachdokumentation sie definiert — und sagt klar, wo ein Viewer reicht und wo du die Unterlagen wirklich prüfen lassen solltest.

GAEB X83 öffnen: was in der Datei steckt

Nach GAEB DA XML 3.3 (Stand 2023-01) sind die beiden Phasen für die Angebotsphase:

Daneben tauchen in Vergabeunterlagen oft noch auf:

• X81 — Leistungsbeschreibung (früherer Austauschschritt des LV)
• X85 — Nebenangebot
• X86 — Auftragserteilung

Wenn die Plattform „GAEB-Datei“ schreibt, öffne zuerst die Dateinamenserweiterung und die Phasenkennung in der Datei. .x83 / X83 ist die Aufforderung; .x84 / X84 ist dein Angebot. Wer das vertauscht, kalkuliert auf einer Datei, die der Auftraggeber so nicht prüft.

Die X83 ist maschinenlesbar, aber nicht magisch. Sie enthält die Positionen, Mengen, Einheiten und Texte, die der Auftraggeber freigegeben hat. Was sie nicht enthält: deine Preise, und in der Regel auch nicht die rechtlichen Anlagen — Eigenerklärungen, Formblätter, besondere Vertragsbedingungen. Die liegen als PDF oder als Formular neben der GAEB-Datei. Wer nur die X83 liest und die PDF-Anlagen überspringt, hat das Verfahren nicht gelesen.

X84 abgeben: was du ändern darfst — und was nicht

Die Fachdokumentation ist eindeutig: Du ergänzt das Leistungsverzeichnis mit Preisen, erlaubten Bietertextergänzungen und freien Mengen und sendest es zurück. Der Abgabezeitpunkt steht in der Angebotsaufforderung.

Drei Fehler, die Angebote aus dem Rennen nehmen:

1. Positionen umschreiben oder streichen. Das LV bleibt strukturell das des Auftraggebers. Alternativen gehören in ein Nebenangebot (X85), nicht in die Haupt-X84 — und auch nur, wenn die Unterlagen Nebenangebote zulassen.
2. Den Zuordnungsschlüssel verlieren. Bei der Angebotsaufforderung kann ein eindeutiger Schlüssel gesetzt sein, den du unverändert zurückgeben musst. Sonst findet der Preisspiegel dein Angebot nicht.
3. Nur die GAEB-Datei abgeben und die geforderten Erklärungen vergessen. Die elektronische Angebotsabgabe auf der Plattform verlangt oft beides: X84 und die unterschriebenen oder qualifiziert signierten Anlagen.

Technisch reicht für den ersten Blick oft ein kostenloser GAEB-Viewer oder die Importfunktion deiner AVA-/Kalkulationssoftware. Für die Abgabe brauchst du einen Export, den die Vergabeplattform akzeptiert — und der die vom Auftraggeber geforderte GAEB-Version trifft. Eine Datei, die bei dir „aufgeht“, aber auf der Plattform als fehlerhaft zurückgewiesen wird, ist kein Angebot.

Wann ein Viewer reicht — und wann nicht

Ein Viewer ist ausreichend, wenn du wissen willst:

• Wie viele Positionen und welche Gewerke stecken im LV?
• Gibt es Bedarfs- oder Eventualpositionen?
• Sind Mengen plausibel, oder fehlen entscheidungsrelevante Angaben?

Ein Viewer ist nicht ausreichend, wenn du entscheiden musst, ob sich das Angebot lohnt. Dann zählen Risiken, die in Fließtexten, Vorbemerkungen und Vertragsbedingungen stehen — und die eine reine Positionsübersicht nicht bewertet: unklare Mengen, Herstellerbindungen, Nachunternehmerquoten, kurze Bindefristen, Tariftreue- und Nachweispflichten.

Genau dafür ist der Ausschreibungs-Check → da: Er liest die Vergabeunterlagen und sagt, wo die Risiken liegen und welche Nachweise fehlen. Einen eigenen GAEB-Viewer bauen wir bewusst nicht — die Korrektheit deines Angebots gehört in geprüfte AVA-Software und in die inhaltliche Prüfung der gesamten Unterlagen, nicht in ein Browser-Spielzeug.

Wie du systematisch prüfst, ob sich ein Angebot überhaupt lohnt, steht in Ausschreibung prüfen: Lohnt sich das Angebot? →. Typische Rechenfallen beim Preis selbst haben wir unter Angebotskalkulation: häufige Fehler → gesammelt. Den größeren Rahmen — vom Treffer bis zur Entscheidung — findest du unter Ausschreibung prüfen und kalkulieren →. Offene Verfahren in Bayern siehst du in der Ausschreibungsliste →.

Praktischer Ablauf für den nächsten Treffer

1. Lade alle Vergabeunterlagen herunter — GAEB und PDF.
2. Öffne die X83, exportiere oder drucke das LV, und markiere unklare Positionen.
3. Lies Vorbemerkungen und Vertragsbedingungen bevor du den ersten Einheitspreis setzt.
4. Kalkuliere in deiner Software, exportiere die X84, und prüfe den Re-Import einmal selbst.
5. Reiche X84 und geforderte Erklärungen vor Fristende auf der Plattform ein — nicht fünf Minuten vorher zum ersten Mal.

Liegt die X83 schon auf dem Rechner und du willst wissen, ob sich die Kalkulation lohnt? Ausschreibungs-Check ansehen →