Ausschreibung prüfen und kalkulieren — von den Unterlagen zum belastbaren Angebot

Ein Angebot für einen öffentlichen Auftrag zu erstellen kostet einen mittelständischen Betrieb mehrere Arbeitstage. Diese Zeit ist verloren, wenn sich erst bei der Kalkulation zeigt, dass eine Eignungsanforderung nicht erfüllbar ist oder das Leistungsverzeichnis ein Risiko enthält, das den kalkulierten Deckungsbeitrag aufzehrt.

Die Reihenfolge ist deshalb entscheidend: erst prüfen, dann kalkulieren. Nicht umgekehrt.

Schritt 1 — die Go/No-Go-Prüfung

Bevor irgendetwas gerechnet wird, sind vier Fragen zu klären:

• Passt das Gewerk? Nicht nur nominell, sondern in Bezug auf den tatsächlichen Leistungsumfang und die geforderten Referenzen.
• Ist die Eignung erfüllbar? Umsatzgrenzen, Referenzprojekte, Präqualifikation, Nachweise. Was fehlt, lässt sich innerhalb der Frist häufig nicht mehr beschaffen.
• Reicht die Frist? Angebotsfristen bei unterschwelligen Vergaben sind kurz.
• Ist Kapazität im Ausführungszeitraum vorhanden? Ein gewonnener Auftrag, der nicht geleistet werden kann, ist teurer als ein nicht abgegebenes Angebot.

Schritt 2 — die Unterlagen lesen wie ein Prüfer

Vergabeunterlagen enthalten regelmäßig Stellen, die den kalkulatorischen Rahmen verschieben:

Bedarfs- und Eventualpositionen verlagern Mengenrisiko auf den Bieter. Herstellerangaben ohne „oder gleichwertig“ sind vergaberechtlich angreifbar, engen aber faktisch die Beschaffung ein. Unklare oder erkennbar unplausible Mengen sind der häufigste Grund für spätere Nachträge — und der beste Anlass für eine Bieterfrage. Nebenangebote und Wertungskriterien entscheiden mit, ob der niedrigste Preis überhaupt gewinnt.

Die Bieterfrage ist dabei ein unterschätztes Werkzeug: sie ist kostenlos, dokumentiert und die Antwort geht an alle Bieter.

Schritt 3 — kalkulieren mit den richtigen Zuschlägen

Die typischen Kalkulationsfehler bei öffentlichen Aufträgen sind nicht rechnerisch, sondern systematisch: nicht eingerechneter Aufwand für Dokumentation und Abnahmen, zu niedrig angesetzte Baustelleneinrichtung bei kleinen Losen, unberücksichtigte Gewährleistungs- und Sicherheitsleistungen, und Nachtragsrisiken, die in der Urkalkulation keinen Platz finden.

Wo der Aufwand sich wirklich lohnt

Ein Angebot ist dann sinnvoll, wenn drei Dinge zusammenkommen: fachliche Passung, erfüllbare Eignung und ein Verfahren mit überschaubarem Bieterfeld. Fehlt eines davon, ist die ehrlichere Entscheidung, die Zeit in die nächste Ausschreibung zu stecken.